ISO 20121 Teil 3: Events ganzheitlich nachhaltig gestalten

Events nach ISO20121 zertifizieren: Anforderungen, Vorgehen und Orientierungshilfen.

Gastbeitrag von Gerrit Jessen, MCI Deutschland GmbH

Mit der ISO 20121 wird voraussichtlich pünktlich zu den Olympischen Spielen 2012 in London die erste globale Norm für nachhaltiges Eventmanagement kommen. Durch das neue Management-System werden dann alle Beteiligten – von Unternehmen bis hin zu Agenturen und anderen Dienstleistern – erstmals die Möglichkeit haben, Veranstaltungen systematisch in ein ganzheitliches Nachhaltigkeitsmanagement einzubeziehen. Von der Auswahl der Lieferpartner über Transfers und Tagungsorte bis hin zur gesamten Kommunikation wird die ISO 20121 die gesamte Wertschöpfungskette eines Events abdecken. Gerade Unternehmen können die Zertifizierung nach ISO 20121 zukünftig als Qualitätssiegel nutzen und ihr Engagement für nachhaltige Events offen zeigen – denn die Zertifizierung bietet eine optimale Gelegenheit, sich im Wettbewerb deutlich zu differenzieren.

Wie wird die Zertifizierung der ISO20121 in der Praxis aussehen?

Wer sich dazu entscheidet, eine Kundenveranstaltung, eine Konferenz oder eine Tagung nach ISO20121 zertifizieren zu lassen, der sollte folgende Punkte berücksichtigen bzw. wie folgt vorgehen.

1.) Wahl der Durchführung und Zertifizierung: Grundsätzlich besteht die Möglichkeit der Eigen- und der Fremd-Zertifizierung. Bei der Fremd-Zertifizierung wird unterschieden, ob sie durch einen am Event beteiligten Partner oder einen unabhängigen Experten erfolgt. Die letztere Variante ist sicher die authentischste, da sie das Engagement für Nachhaltigkeit „objektiv“ unterstreicht. Gleichzeitig sollte an dieser Stelle auch entschieden werden, ob ein erfahrener externer Consultant den Zertifizierungsprozess begleiten soll oder eine Durchführung in Eigeninitiative bevorzugt wird.

2.) Vorbereitung der Dokumentation: Bei der Zertifizierung durch einen unabhängigen Experten sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, welche Dokumente und Nachweise nach Durchführung des Events vorgelegt werden müssen, um die tatsächliche Umsetzung des Management-Systems zu belegen (z. B. Ausschreibungen, Korrespondenz).

3.) Projektstart und Realisierung (detaillierte Ausführungen dazu in der Ausgabe 6/2010 der „Events“): Von der Planung über die Implementierung bis zur Evaluation werden alle Phasen des Event-Managements an den Anforderungen der ISO20121 ausgerichtet. Während zur Phase 1 die Formulierung der zentralen Nachhaltigkeitsziele bzw. der „Key Performance Indicators“ (KPI) der Veranstaltung gehören, beinhaltet die Phase 2 die konkrete Umsetzung. Durch Maßnahmen wie intensive Mitarbeiterschulung, kontinuierliche Kommunikation mit den Stakeholdern und ein effizientes Projekt- und Prozessmanagement gilt es, die definierten Ziele zu erreichen und so die „Compliance“ mit der ISO20121 zu erreichen. Die Phase 3 beinhaltet das Monitoring sowie die Evaluation des Events in Verbindung mit dem implementierten Management-System bzw. den definierten Zielen.

4.) Internes Audit: Im Anschluss an die Veranstaltung gilt es, ein Audit zu erstellen, in dem die erhobenen Daten und die im Verlauf des Events gesammelten Informationen aufbereitet werden. Anforderung dabei ist es zu bewerten, ob das Management-System wie geplant implementiert werden konnte und im Sinne der formulierten Ziele effizient arbeitet. Je nachdem, ob eine Eigen-Zertifizierung oder eine „Third-Party Certification“ durchgeführt wurde, wird das Audit vom Unternehmen selbst oder von einem externen Experten erstellt.

5.) Management-Review: Auf Basis des internen Audits wird abschließend ein Management-Review verfasst. Darin wird aufgeführt, ob und in welcher Form die definierten Nachhaltigkeitsziele erreicht wurden, wo noch Optimierungspotenzial für kommende Veranstaltungen besteht – und ob die Compliance mit der ISO20121 insgesamt erreicht werden konnte.

6.) Zertifizierung: Der unabhängige Experte (bei Wahl dieser Art der Zertifizierung) bestätigt auf Basis des Management-Reviews und der vorliegenden Unterlagen die Erfüllung der Norm – das Unternehmen kann nun offen damit werben, dass das Event „ISO20121 zertifiziert“ wurde.

Welche Planungstools und Initiativen es gibt, die eine Erfüllung der ISO20121 vereinfachen?

Wer sich damit beschäftigt, eine Veranstaltung nach ISO20121 zertifizieren zu lassen, dem werden auch über die im Rahmen der ISO20121 erstellten ausführlichen „Guidelines“ zur Zertifizierung zahlreiche Informationsquellen und Anlaufstellen zur Verfügung. Im Folgenden die wichtigsten internationalen Initiativen sowie praktische Tools, die die Inhalte der ISO20121 ergänzen bzw. vertiefen und den Zertifizierungsprozess mit praktischen Checklisten, Tipps und Hilfestellungen erleichtern.

APEX/ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards: Der Mitte 2011 erscheinende und vom Green Meeting Industry Council (GMIC) in Zusammenarbeit mit der U.S. Environmental Protection Agency entwickelte APEX-Standard verbindet neun unterschiedliche Gebiete des Veranstaltungsmanagements (z. B. Hotel- und Destination-Management, Produktion). Der APEX Standard beschreibt die Möglichkeiten zur Definition von spezifischen Zielsetzungen und KPIs und gibt anhand von Best Practice-Beispielen Hilfestellung, wie Nachhaltigkeitsziele zu operationalisieren sind. Während die ISO20121 als übergeordnetes Management-System den Rahmen setzt, zeigt der APEX Standard als sinnvolle Checkliste, was im Detail zu tun ist, um ein „grünes Event“ zu erreichen.

Global Reporting Initiative Event Organisers Supplement: Der von der Global Reporting Initiative (GRI) erstellte Leitfaden ist in einer Erstversion ab Februar 2011 verfügbar. Die GRI bietet Handlungsprinzipien und Checklisten, die unter anderem auch KPIs für nachhaltige Veranstaltungen definieren. Die Ergebnisse bzw. das im Rahmen der GRI Richtlinien erstellte Reporting lässt sich gut dazu einsetzen, bestimmte Anforderungen der ISO201212 zu erfüllen.

Meeting Professionals International (MPI) Sustainable Event Measurement Tool: Das 2010 von MPI veröffentlichte und für MPI- und GMIC-Mitglieder kostenfrei nutzbare Tool bietet die Möglichkeit zur Messung von CO2-Ausstoß, Energie- und Wasserverbrauch sowie Müllvolumen eines Events. So stellt die Software die Daten zur Verfügung, die zur Erreichung der definierten KPIs im Rahmen der ISO 20121 notwendig sind. Darüber hinaus sind Benchmark-Informationen hinterlegt, welche die Definition und Ausarbeitung von individuellen KPIs und Zielen erleichtern.

BMU Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen:  Der vom Bundesministerium für Umwelt (BMU) in Zusammenarbeit mit dem Bundesumweltamt erarbeitete Leitfaden ist derzeit eine der wenigen umfassenden Umsetzungshilfe im deutschsprachigen Raum. Der Leitfaden enthält Empfehlungen und praktische Hinweise zu den wichtigsten Handlungsfeldern bei der Vorbereitung von Veranstaltungen auf 10 unterschiedlichen Gebieten des Veranstaltungsmanagements. So kann das Dokument als ergänzende Checkliste dienen und somit Teil der Ausgestaltung der ISO20121 darstellen.

Welche internationalen „Gütesiegel“ gibt es, die eine Übereinstimmung mit der ISO20121 vereinfachen?

Eine Zertifizierung nach ISO20121 setzt voraus, dass auch die Dienstleistungspartner eine entsprechende “Nachhaltigkeitsperformance” garantieren. Derzeit existieren international nur wenige „Gütesiegel“ bzw. Unternehmen, die in Übereinstimmung der ISO20121 arbeiten. Jedoch ist zu erwarten, dass mit Einführung der Norm erst ein Wettbewerb international anerkannter Labels und Zertifizierungen beginnen wird. Für Unternehmen, die sich nach ISO20121 zertifizieren lassen, bedeutet dies einen enormen Vorteil. Denn wer zum Beispiel eine als nachhaltig zertifizierte – also mit einem anerkannten Label versehene und eingängig geprüfte – Location wählt, erfüllt automatisch auch die Anforderungen der Norm.

Welche Label existieren bereits? Im Hotelsektor gibt es derzeit mehrere regionale Gütesiegel für Nachhaltigkeit wie zum Beispiel „Green Seal“ in den USA oder “Nordic Swan“ in Nordeuropa. International anerkannte Größen sind Unternehmen bzw. Label wie „Green Globe” und “Sustainable Travel’s STEP” – diese sind auch im Bereich „Destinations“ derzeit führend. Was zertifizierte Veranstaltungsstätten angeht, haben sich „LEED“ und „Green Globe“ mittlerweile etabliert und als Qualitätssiegel profiliert. Diese folgen strengen Nachhaltigkeitskriterien und somit ist zu erwarten, dass sie den beispielhaft selbst gesetzten KPI („Auswahl einer nachhaltigen Veranstaltungsstätte für das Event“) erfüllen werden. In anderen Bereichen der Wertschöpfungskette – von Veranstaltungstechnik über Messen bis hin zur Transportlogistik – existieren bisher keine internationalen „Nachhaltigkeitssiegel“. Bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern aus diesen Bereichen kann die Zertifizierung nach ISO 14001 als Messlatte herangezogen werden – diese unterstützt die Compliance nach ISO20121.

Weiterführende Informationen:

APEX: http://www.conventionindustry.org/StandardsPractices/GreenMeetings/APEXASTM.aspx

GRI: http://www.globalreporting.org/ReportingFramework/SectorSupplements/Events

MPI: http://mpi.sustainableeventtool.com

BMU: http://www.bmu.de/produkte_und_umwelt/umweltfreundliche_beschaffung/nachhaltige_organisation_veranstaltungen/doc/36714.php

Green Globe: http://www.greenglobe.com

Sustainable Travel International: http://www.sustainabletravelinternational.org/
Und http://lessconversationmoreaction.com/

Über den Autor

Gerrit Jessen ist seit 2008 Geschäftsführer der MCI Deutschland GmbH und
beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema CSR und Nachhaltigkeit. Als
Agentur-Vertreter arbeitet er im deutschen Spiegelausschuss zur ISO20121 mit.

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Über Gastautor

An dieser Stelle kommen regelmäßig nationale und internationale Experten, Wissenschaftler, Berater, NGO- und Unternehmensvertreter zu aktuellen Themen aus den Bereichen CSR, Nachhaltigkeit und Charity zu Wort.

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