ISO 20121Teil 2: Events ganzheitlich nachhaltig gestalten.

Gastbeitrag von Gerrit Jessen,  MCI Deutschland GmbH

Experten aus rund 30 Staaten erarbeiten mit der ISO 20121 derzeit die erste weltweite Norm für nachhaltiges Eventmanagement. Schon bei der Organisation der Olympischen Spiele in London im Jahre 2012 soll sie zum Einsatz kommen. Das Besondere: Die ISO 20121 begreift Nachhaltigkeit nicht ausschließlich als Schutz der Umwelt, sondern bezieht die soziale und ökonomische Komponente einer Veranstaltung mit ein. Von der Auswahl der Lieferanten über Transfers und Tagungsort bis hin zur Event-Kommunikation wird die ISO 20121 als Management-System für die nachhaltige Veranstaltungsorganisation die gesamte Wertschöpfungskette eines Events abdecken. Für Unternehmen bedeutet dies die Chance, die Live Kommunikation zum ersten Mal systematisch in ein ganzheitliches Nachhaltig-keitsmanagement einzubeziehen – fernab dem in Mode gekommenen „Green-Washing“.

In der Eventbranche herrscht noch viel Unsicherheit und Informationsbedarf in Bezug auf die ISO 20121. Deshalb an dieser Stelle ein genauerer Einblick in die Norm, die definitiv kommen wird und sich momentan im Endstadium der Klärung befindet.

Möglichkeiten der Zertifizierung

Die ISO 20121 sieht drei Varianten der Zertifizierung vor: Bei der „Eigenüberprüfung“ kann der Initiator selbst individuelle Nachhaltigkeitsziele für die Veranstaltung definieren, diese dann sichtbar umsetzen und im Rahmen des Managementsystems evaluieren, dokumentieren und optimieren. Alternativ besteht die Möglichkeit einer externen Zertifizierung. Hier wiederum wird unterschieden, ob die Zertifizierung durch einen am Event beteiligten Partner oder durch einen unabhängigen Experten erfolgt. Die letztere Variante ist sicher die authentischste, da sie das Engagement für Nachhaltigkeit „objektiv“ unterstreicht und so auch zum sichtbaren Qualitätssiegel im Wettbewerb wird. Doch welche Schritte werden für Unternehmen konkret erforderlich sein, um eine Zertifizierung nach ISO 20121 zu erreichen? Klar ist: Die ISO20121 wird drei Phasen des Event-Managements beinhalten – Planung, Implementierung sowie Monitoring und Evaluation.

Phase 1: Planung

Die Phase 1 beginnt mit der Erarbeitung einer „Nachhaltigkeitserklärung“. Darin werden eine konkrete Mission, zentrale Nachhaltigkeitsziele bzw. die KPI (Key Performance Indicators) definiert. Die Mission könnte zum Beispiel lauten: „Wir wollen unseren Führungsanspruch und unser Engagement im Bereich Nachhaltigkeit durch ein Eventmanagement unterstreichen, dass alle ökonomischen, ökologischen und sozialen Ebenen berücksichtigt und in optimalen Einklang mit unseren Anspruchsgruppen bringt.“ Für die zu definierenden Ziele gilt: Sie sollten “SMART” sein, das heißt „specific“, „measurable“, „achievable“, „reasonable“ und „time-bound“. Darüber hinaus sollten sie möglichst die Bereiche des Events betreffen, die sich gut beeinflussen lassen bzw. quantifizier- und messbar sind (siehe Beispiele). Neben den selbst definierten Zielen sollten die Anregungen der beteiligten Anspruchsgruppen wie Lieferanten, Kunden, Sponsoren und eigene Mitarbeiter mit in die Formulierung der KPIs einfließen. Wo sehen diese Probleme bei der Nachhaltigkeit? Welche Anforderungen muss ein nachhaltiger Event erfüllen?

Beispiele für Ziele und KPIs:

-     Ziel: Erreichung des Nachhaltigkeitsstandards nach ISO 20121

KPI: Zertifizierung nach ISO 20121 durch unabhängiges Institut

-     Ziel: Nutzen lokaler Lieferanten bei der Planung

KPI: 70 % der Lieferanten sollen aus der Region kommen

-   Ziel: Vorzugsweise Nutzung erneuerbarer Energien

KPI: 40 % der Energie soll aus erneuerbaren Quellen kommen

-     Ziel: Reduzierung der reiseinduzierten CO2-Emissionen

KPI: 20% weniger CO2-Emissionen durch intelligentes Flugmanagement und
Förderung von Bahnangeboten

-     Ziel: Müllvermeidung durch Vor-Ort-Recycling und direkte Ansprache der Lieferanten und
Sponsoren

KPI: Kontaktaufnahme mit allen Sponsoren/Lieferanten zur Erklärung der Nachhaltigkeitsziele und Erreichung eines Vor-Ort- Recycling für Glas, Aluminium und Papier; zusätzlich Vermeidung von Einwegflaschen

-     Ziel: Vermittlung von Informationen und Schärfung des Bewusstseins für nachhaltige   Events bei den Teilnehmern

KPI: Steigerung der Awareness um 30 % (Vergleich vor und nach dem Event)

-   Ziel: Erstellung eines Reports zur Veranstaltung und Information aller Interessensgruppen

KPI: Veröffentlichung der Case Study auf der Website 15 Tage nach Veranstaltungsende

Phase 2: Implementierung

In Phase 2 erfolgt die Umsetzung der Ziele. Dazu müssen die Mitarbeiter auf die Erfordernisse des Managementsystems eingestimmt werden und alle Partner der Wertschöpfungskette müssen einbezogen werden. Konkret könnte dies wie folgt aussehen:

  • Definition der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
  • Schulung der Mitarbeiter zum Beispiel durch Inhouse-Trainings (inklusive Austeilen detaillierter Briefingdokumente
  • Einrichtung der erforderlichen “Operational Controls”
  • Intensiver Dialog mit den Stakeholdern: Information über Nachhaltigkeitsbestrebungen der Veranstaltung; Versand der Nachhaltigkeitserklärung an die Dienstleister
  • Effizientes Prozess-Management über die gesamte Wertschöpfungskette (z. B. zur Erreichung der KPIs sollten diese als „Erwartungen“ in die Ausschreibung für Dienstleister inkludiert werden)
  • Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation des Events

Letzteres ist besonders wichtig, denn die Dokumente und Kommunikationsprozesse beweisen die tatsächliche Umsetzung des Management-Systems. Das heißt: Ausschreibungsunterlagen, Korrespondenz mit Dienstleistern und alle relevanten Daten müssen archiviert werden, da diese von externen Auditoren als Beleg verlangt werden. Nicht zuletzt sollte in Phase 2 bereits mit der Sammlung von Kennzahlen begonnen werden, um nach Ende der Veranstaltung über eine ausreichende Datenbasis zur Überprüfung der KPIs zu verfügen.

Phase 3: Monitoring und Evaluation

Die dritte Phase beinhaltet das Monitoring sowie eine abschließende Evaluation des Events in Verbindung mit dem implementierten Management-System bzw. den definierten Zielen.

Beispiel für die Evaluierung der Ziele

Ziel: Erreichung des Nachhaltigkeitsstandards nach ISO 20121

KPI: Zertifizierung nach ISO 20121 durch unabhängiges Institut

Ergebnis: Phasen 1, 2, und 3 erfüllt

Ziel: Nutzen lokaler Lieferanten bei der Planung

KPI: 70 % der Lieferanten sollen aus der Region kommen

Ergebnis: 20 Lieferanten beauftragt, davon 15 (75 %) aus der Region

Ziel: Vorzugsweise Nutzung von Lebensmitteln aus der Region

KPI: 50 % der Lebensmittel sollen aus der Region kommen

Ergebnis: 150 Produkte eingekauft, davon 135 (90 %) aus der Region

Gleichzeitig dienen die erreichten Resultate als Basis zur Weiterentwicklung und Optimierung des Eventmanagements. Hier gilt: Die erstmalige Zertifizierung nach ISO 20121 wird sicherlich viel „Lerncharakter“ haben. Ist die Erfahrung jedoch einmal gemacht, lassen sich die Ziele bei der nächsten Veranstaltung entsprechend erweitern, optimieren und modifizieren.

Ausblick

Beim nächsten Mal wollen wir beleuchten, wie die Zertifizierung einer Veranstaltung nach ISO 20121 in der Praxis aussehen kann. Außerdem soll aufgezeigt werden, welche Planungstools und weitere Initiativen es gibt, die eine Erfüllung der Norm unterstützen und vereinfachen.

Über den Autor

Gerrit Jessen ist seit 2008 Geschäftsführer der MCI Deutschland GmbH und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema CSR und Nachhaltigkeit. Als einziger Agentur-Vertreter arbeitet er im deutschen Spiegelausschuss zur ISO 20121 mit.

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Über Gastautor

An dieser Stelle kommen regelmäßig nationale und internationale Experten, Wissenschaftler, Berater, NGO- und Unternehmensvertreter zu aktuellen Themen aus den Bereichen CSR, Nachhaltigkeit und Charity zu Wort.

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